Efficiënter werken, wie wilt dat nou niet? Dezelfde werkzaamheden doen in een veel kortere tijd. Kortom je gaat tijd besparen waardoor je weer andere dingen kan doen!
Tegenwoordig ligt er overal verleiding. Een nieuwe e-mail, een berichtje op je telefoon of je huisdier die iets geks doet. Vaak spenderen we dan ook vaak veel minder tijd aan ons werk dan we zelf denken. Uit onderzoek blijkt zelfs dat we van de 8 uur, minder dan 3 uur effectief werken.
Natuurlijk is het onmogelijk om 8 uur efficiënt te werken. Maar met deze efficiënter werken tips ga je wel degelijk het aantal gewerkte uren verhogen!
Wat is efficiënter werken?
Efficiënter werken betekent dat je uit hetzelfde aantal uren, meer productiviteit haalt. Je zorgt dus aan het eind van de dag dat je meer hebt gedaan in hetzelfde aantal uren.
Verschil tussen efficiëntie en effectiviteit
Veel mensen verwarren efficiëntie en effectiviteit. Bij effectiviteit richt je je enkel om het doel zo snel mogelijk te volbrengen. Je bent dus heel duidelijk bezig met het uiteindelijke doel te bereiken.
Bij efficiëntie gaat om de taak zo praktisch mogelijk uit te voeren. Hier is het doel veel minder belangrijk, maar gaat het vooral om het proces te maximaliseren.
De kracht in succesvol werken, ligt hem dan ook vooral in de combinatie van deze twee. Zonder effectiviteit bereik je minder snel je doel en zonder efficiëntie zal er een hoop tijd of geld verloren gaan om dit doel te bereiken.
Start je dag vroeg
Veel mensen zijn het meeste productief in de ochtend. Als je dit weet dan is er reden te meer om je ochtend te verlengen. Ga dus op tijd je bed uit en zorg dat je na je bak koffie aan het werk gaat.
Ook als je een avondmens bent, dan kun je toch proberen om in de ochtend wat vroeger te starten. Begin het eerst met een kwartier, daarna nog een kwartier en breidt het zo langzaam uit. Niet alleen begin je dan eerder, maar je zult ook merken dat deze vroege uren uitermate geschikt zijn om efficient te werken!
Stel prioriteiten
Je kan niet de hele dag optimaal presteren en daarom is het belangrijk om te starten met de belangrijkste taken. Stel jezelf de vraag welke dingen moeten echt gedaan worden. Dit is dus echt een beperkt lijstje, want heel veel werkzaamheden hoeven niet direct af te zijn. Het zou fijn zijn, maar is niet essentieel.
Prioriteit werkzaamheden zijn dus werkzaamheden die direct invloed hebben op een resultaat. Heeft het geen invloed op een resultaat dan kan het nog wel even wachten
Zorg voor routine
Misschien denk je dat jij niet van routine houdt, maar uiteindelijk werkt routine toch heel goed voor de meeste mensen. Het geeft je houvast. Bovendien helpt een goede routine je ook bij het focussen op de juiste prioriteiten.
Handig is om je dag steeds op dezelfde manier te starten. Eerst bijvoorbeeld te agenda te bekijken, dan een to do list te maken en dan een half uur je mail te verwerken. Daarna start je met je hoogste prioriteit en werk je hier aan tot aan de lunch.
Beperk interrupties
Niets is zo storend als wanneer je bezig bent, er iets voorbij komt wat je aandacht trekt. Zet je e-mail, telefoon, Skype en andere stoorzenders uit!
Het lijkt lekker productief om dat telefoontje of e-mailtje af te handelen, maar dat is het absoluut niet. Elke keer wordt je uit te concentratie gehaald. Wil jij dus efficiënter werken? Zet dan je mobiel op stil en sluit je e-mailprogramma af zodat je je beter kunt focussen op de taak waarmee je aan de slag gaat.
Wikkel zeurende taken af
Zeurende taken zijn vaak taken die je moet doen, maar continue blijf uitstellen. Dit is of omdat je ze niet belangrijk genoeg vind of omdat ze misschien een beetje buiten je comfortzone zijn.
Heb jij ook dit soort taken die maar blijven zeuren in je hoofd? Zorg dat je deze inplant op een wat rustigere dag en doe het dan ook. Je zal zien zodra jij ze op het lijstje hebt gezet, het veel minder in je hoofd blijft zitten.
Spaar kleine taken op
Dit taakje even snel tussendoor dan is geen probleem. Toch kan je dit beter niet doen. Ten eerste haalt het je uit de taak waar je al mee bezig was. En als laatste kan een kleine taak opeens veel groter worden. En voor je het weet ben je een paar uur verder en moet daarna nog al dat andere gedaan worden.
Een e-mail is daar een goed voorbeeld van. Een belangrijke mailtje even beantwoorden. Nog voor je weer aan je werk zit, heb je al antwoord en ben je aan het tweede mailtje bezig.
Tijd voor ontspanning
De boog kan niet de hele dag gespannen staan. Niet voor niets werken we ruim minder dan de helft van onze tijd efficiënt. Dit ga je natuurlijk nooit naar 100% brengen. Accepteer daarom dat er ook tijd moet zijn voor ontspanning.
Heb je belangrijk werk gedaan dan mag je best even ontspannen. Pak een bak koffie en kijk iets leuks op Youtube, maak een praatje met iemand of ga heerlijk een stuk wandelen buiten.
Je zal zien dat je na je ontspanning weer met frisse zin ertegenaan kan gaan. Wat doe jij om te ontspannen tussen je werkzaamheden?
Stop met perfectionisme!
Perfectionisme is absoluut een grote boosdoener om minder efficient te werken. Wees bewust dat we uit ons perfectionisme vaak veel te werk doen. Heb je het gevoel dat een taak is volbracht, overleg dan of dat het zo voldoende is. Je krijgt het waarschijnlijk nooit 100% zoals je wilt, zolang iedereen maar tevreden is.
Zorg voor een goede werkomgeving
Efficiënter werken begint absoluut bij een goede werkomgeving. Kortom een goed bureau en bureaustoel. Maar misschien nog wel belangrijker een aparte kamer waar alles netjes is. Hoe minder afleiding, hoe beter.
Zorg dat je aan het eind van je dag altijd je rommel opruimt. Zorg dat je vaat weg is, papiertjes opgeruimd worden en alles ligt waar het hoort te liggen. Zo kan je de volgende dag aan een schoon bureau beginnen en hoef je niets te zoeken als je het nodig hebt.
Het gaat niet om de tijd, maar om wat je doet
Veel mensen leven nog steeds met idee dat lang werken voldoening geeft. Een dag van 07:00 tot 17:00 uur is heel normaal! Doe je dat niet dan heb je het laten liggen.
Stop met deze denkwijze! Het gaat om het werk wat je gedaan kan hebben. Merk je dat jij maximaal 6 uur per dag effectief kan zijn dan werk je gewoon minder lang. Geniet van de rest van de tijd of probeer eens een lange pauze.
Een andere tip kan zijn om een dag minder te werken. Je zal zien dat je de andere dagen veel productiever wordt.
